Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.
Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ
С внедрением закона каждая организация формирует новую отчетность, в которую включает кадровые данные по каждому сотруднику. К собираемым и передаваемым на сервер Пенсионного фонда данным относят все кадровые изменения по сотруднику, которые могут включать в себя приказы об увольнении и принятию на работу, переводах и изменениях в наименовании организации.
Ранее эти сведения в Пенсионный Фонд не передавались, теперь же внесены поправки в Трудовой кодекс, и работодатель должен передавать указанные данные регулярно.
Нововведение уже было протестировано. Первыми опробовать функциональность бухгалтерских программ и возможность передачи данных в ПФ РФ довелось 15-ти крупным организациям еще в августе 2019 года. В сентябре все ПО было проверено на взаимодействие, были исправлены все недочеты в передаче электронных данных.
С января 2023 года ответственные лица на предприятиях уже начали передавать данные в ПФ по электронным каналам связи. Таким образом первые сведения (за январь 2023 года) должны были поступить до 15 февраля.
В 2023 году отчетность по кадровым изменениям ответственные лица обязаны отправлять в ПФ ежемесячно. С 2023 года это будет происходить более оперативно. Связано с тем, что при увольнении работника и приеме в другую организацию информация должна сразу поступать в ПФ. Для трудоустройства необходимо, чтобы у гражданина РФ на руках уже были все сведения, которые он предоставляет в отдел кадров с остальным пакетом документов. Вся остальная информация будет предоставляться ежемесячно.
Что требуется от работодателя? Все манипуляции будут производиться при помощи привычных бухгалтерских программ, поэтому следует обновить имеющееся ПО и изучить все новые опции.
Если работник заметил какие-либо недостоверные сведениями, внесенные работодателем (с ними сотрудник может ознакомиться по документу, выданному в отделе кадров вместо трудовой книжки), он может подать заявление, чтобы ответственные лица внесли корректировку и направили в Пенсионный Фонд уточняющую отчетность.
Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за те сведения, которые он предоставляет в Пенсионный Фонд. В Кодекс об административных правонарушениях уже внесены соответствующие поправки. Если в ПФ выявили, что предоставленные данные неполные, недостоверные или предоставлены с нарушением сроков, сведения о таком работодателе передаются в Роструд. Так как внедрение электронных трудовых книжек еще только закрепляется у работодателей, на 2023 год мерой наказания является предупреждение.
В бумажной трудовой книжке можно найти раздел под награды, почетные грамоты и благодарственные письма. Работающие пенсионеры получают различные льготы только благодаря этим сведениям, поэтому возникает вопрос, сохранятся ли данные по наградам, к кому обращаться за подтверждением о заслугах.
В электронной трудовой книжке раздел о наградах не сохранен. Такое решение было принято на основании того, что сейчас льготы назначают не на основании записи в бумажном документе. Для назначения выплат следует обратиться в соответствующий орган (социальную защиту, Пенсионный фонд), предоставить документы, подтверждающие получение государственной награды.
К тому же внесение данных по всем наградам сотрудников – это дополнительная нагрузка на работодателя и сервер Пенсионного фонда. Следует разграничивать, что трудовая книжка должна касаться только вопросов трудового стажа, а все остальное, необходимое для получения льгот, следует хранить в другом месте.
Если рассматривать историю появления закона, то в первой редакции работодатель должен был передавать в ПФ только данные о факте трудоустройства, увольнении, переводе на другую должность или в другой филиал организации. В последующих чтениях было решено добавить пункт «должность» – это позволит анализировать рынок труда. Так можно будет выявить количество трудоустроенных по разным должностям, определить наиболее популярные сферы деятельности, потребность в работниках, спрос на специалистов. Очень полезна будет подобная информация для вузов и колледжей, они смогут запросить сведения и проанализировать, сколько из выпускников смогли трудоустроиться по специальности, а кому это не удалось сделать.
Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах
Вопрос: Сотрудник уже вышел на пенсию, писать заявление и переходить на электронную книжку нецелесообразно, может ли он продолжать пользоваться привычной бумажной?
Ответ: Да, можно уведомить об этом своего работодателя до конца 2023 года. Если этого не сделать, то отдел кадров будет в прежнем формате записывать все изменения в бумажную трудовую книжку.
Вопрос: Старая трудовая книжка хранится в отделе кадров, сотрудник пишет заявление на электронную передачу данных в ПФ, отдадут ли на руки документ?
Ответ: Если сотрудник решил согласиться с нововведением, то работодатель полностью освобождается от обязанности вести и хранить трудовую книжку. Ее возвращают сотруднику.
Вопрос: Если пенсионер не написал никакого заявления и не выбрал, как он хочет, чтобы вели его трудовую книжку, что будет делать работодатель?
Ответ: Если в отдел кадров не передано решение работника, то трудовую книжку будут продолжать оформлять в прежнем виде (бумажном).
Вопрос: Будет ли видеть новый работодатель причину увольнения с прошлого места?
Ответ: Да, кроме номера и даты приказа об увольнении сотрудник отдела кадров обязан отметить номер статьи по ТК РФ, согласно которой сотрудник больше не работает в организации. Его также видит работодатель, которому Вы разрешаете доступ к персональным данным в ПФ, или по справке, выданной при увольнении.
Права работника-пенсионера
После устройства гражданина, который уже имеет право на пенсионные выплаты, нужно учитывать дополнительные права и гарантии такого работника. В данном случае действуют следующие правила:
- Начисление заработной платы и отчисление налогов проходит по стандартной схеме.
- Допускается привлечение пенсионера к ночной, сверхурочной работе, труду в выходные дни. Однако это не распространяется на субъектов с инвалидностью.
- Отпуск – стандартно ежегодный оплачиваемый после 6 месяцев отработки, а для тех, кто получает пенсию по старости, – еще и дополнительный неоплачиваемый отпуск на 14 дней.
- Пенсионеры из числа участников ВОВ и ветераны боевых действий вправе взять отпуск в любое удобное время, а также получить дополнительный неоплачиваемый отдых длительностью до 35 календарных дней в течение года.
Последняя гарантия касается увольнения. Пенсионер может уволиться по собственному желанию без обязательной 2-недельной отработки. Работодатель не вправе по своей инициативе уволить сотрудника на основании достижения последним пенсионного возраста.
Нюансы трудовых соглашений
Прием на работу пенсионера осуществляется согласно норм трудового законодательства. Законодательством для пенсионеров предусмотрены льготы предоставления отпуска и при увольнении. При оформлении на работу с лицом пенсионного статуса заключается один из установленных видов договоров:
- Бессрочный, имеющий неограниченный срок действия.
- Срочный, ограниченный конечной датой.
- Совместительства, заключаемый при наличии основного места трудоустройства.
- Подряда, оформляемый на исполнение хозяйственных и аналогичных работ.
- Гражданско-правового характера (ГПХ), используемого для реализации конкретного задания в рамках ограниченного периода.
Особенности приема на работу пенсионера
В основном прием на работу пенсионеров аналогичен приему обычных работников. Есть только некоторые ограничения, учитывающие возраст, они распространяются:
- на госслужащих: предельный возраст — 60 лет, с возможным продлением до 65 лет (ст. 25.1 Федерального закона от 27.07.2004 №79).
- на должности ректора, проректоров, руководителей филиалов в государственных и муниципальных образовательных организаций высшего образования: предельный возраст — 65 лет. Лица, занимающие указанные должности и достигшие возраста 65 лет, переводятся с их письменного согласия на иные должности, соответствующие их квалификации (ст. 332 ТК РФ).
Комплект документов для оформления на работу сотрудника пенсионного возраста требуется «классический». Предоставлять пенсионное удостоверение не обязательно. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели».
При приеме на работу по соглашению сторон может быть предусмотрен испытательный срок, согласно ст. 70 ТК РФ. Работодатель не обязан устанавливать пенсионеру неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. Это обязательство распространяется на беременных женщин, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лицо, осуществляющее уход за больным членом семьи — по их просьбе (ст. 93 ТК РФ).
Также трудовое законодательство не ограничивает пенсионеров в следующих правах:
- на работу в ночное время,
- на сверхурочную работу на общих основаниях;
- на работу в выходные и праздничные дни.
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.
ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.
Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.
Процесс принятия на работу пенсионера
В связи с тем, что пенсионеров по возрасту дискредитировать нельзя, при трудоустройстве человек должен предъявить те же документы, что и другие граждане, которые не достигли пенсионного возраста.
Перечень документов, которые нужны для принятия на работу:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Трудовая книжка.
- Для военнообязанных людей — военный билет.
- Документы, которые свидетельствуют об образовании (аттестаты, дипломы, сертификаты и т.д.)
- Страховое свидетельство гос. пенсионного страхования (при наличии).
- А также другие документы, которые предусмотрены правилами компании или предприятия.
Действующее законодательство устанавливает ряд ограничений по возрасту для лиц, занимающих определенные должности. Так, гражданин, управляющий учебным заведением или его филиалом, не может быть старше 65-70 лет. В остальном особенности трудовых взаимоотношений с лицами, достигшими пенсионного возраста, не отличаются от стандартного трудоустройства. Работодатель имеет право установить испытательный срок, назначить сверхурочную работу, нанять пенсионера на ненормированный рабочий день и отправить в командировку.
Человек, находящийся на заслуженном отдыхе, имеет право продолжить осуществление трудовой деятельности на общих основаниях. Это не приведет к потере пенсии. Однако человек должен быть готов к тому, что ему придется выполнять все поставленные задачи вне зависимости от возраста. Государство предоставляет ряд льгот, однако они не касаются самой процедуры осуществления трудовой деятельности. В основном пенсионеры могут претендовать на дополнительный отдых и изменения продолжительности рабочего дня.
Трудоустройство по совместительству: правомерно ли для сотрудников пенсионного возраста?
Закон не содержит запрета на то, чтобы пенсионер работал в компании по неполной занятости. Поэтому, в данном праве он не отличается от прочих сотрудников компании.
Так, сотрудник пенсионного возраста может трудоустроиться по совместительству, если это позволяет ему здоровье (как пример, у него не выявлено медицинских противопоказаний к труду).
Пенсионер имеет право заключить трудовое соглашение как на внешнее совместительство, так и на внутреннее.
Кроме этого, таким работникам предоставляется полный пакет гарантий, которые устанавливает для работников трудовое законодательство.
Так, они могут каждый год оформлять трудовой отпуск, получать оплату по больничному листу, получать компенсацию за дни отпуска, которые не были использованы на момент увольнения и т. д.
Такие правила действуют как пенсионеров, которые получают трудовую пенсию, так и на военных пенсионеров.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Преимущества электронной трудовой книжки
У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:
- возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
- все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
- исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
- отсутствует риск потери или порчи документа;
- снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
- возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
- упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.